Den IT-Dienstleister wechseln, ohne dass der Betrieb stillsteht: So läuft eine geordnete Übergabe

„Wir sind nicht zufrieden, aber wir trauen uns nicht zu wechseln.“ Diesen Satz hören wir öfter, als man denkt, meist nach einem Vorfall: ein Ausfall, bei dem tagelang niemand erreichbar war, eine Rechnung, die niemand erklären konnte, ein Angebot, das nach Produkt klang und nicht nach Lösung. Dahinter steht fast immer dieselbe Sorge: Der alte Dienstleister hat alle Passwörter, kennt alle Systeme, und wenn wir ihm kündigen, stehen wir ohne da. Die Sorge ist verständlich. Begründet ist sie selten.

Was Ihnen gehört, auch wenn es beim Dienstleister liegt

Zugangsdaten zu Ihren Servern, Ihrer Firewall, Ihrem Microsoft-365-Mandanten, Ihrer Domain und Ihren Lizenzen sind Ihr Eigentum. Der Dienstleister verwaltet sie in Ihrem Auftrag. Er muss sie bei Vertragsende herausgeben, zusammen mit der Dokumentation Ihrer Systeme, soweit sie existiert. Ein seriöser Dienstleister tut das ohne Diskussion, viele sogar kooperativ, weil sie wissen, dass die Branche klein ist. Wo es hakt, hilft ein kurzer Blick in den Vertrag und notfalls ein schriftliches Herausgabeverlangen. In unserer Praxis war das bisher nicht nötig.

Zwei Dinge sollten Sie allerdings vorher prüfen, weil sie den Zeitplan bestimmen. Erstens die Kündigungsfrist des Betreuungsvertrags, oft drei Monate zum Quartalsende. Zweitens die Lizenzen: Microsoft-365-Lizenzen laufen bei vielen Dienstleistern über deren Konto mit Jahreslaufzeit. Ein Wechsel mitten in der Laufzeit kann bedeuten, dass Sie doppelt zahlen oder der Übergang auf den Verlängerungstermin gelegt wird. Beides ist lösbar, aber man sollte es vorher wissen.

Wer besitzt eigentlich Ihre Domain und Ihren Mandanten?

Das ist die wichtigste Frage, und sie wird fast nie gestellt. Bei vielen Betrieben ist die Domain, also die Adresse hinter Ihrer Website und Ihren E-Mails, auf den Dienstleister eingetragen, nicht auf den Betrieb. Dasselbe gilt für den Microsoft-365-Mandanten: Wurde er im Namen des Dienstleisters angelegt, hat der formal die Kontrolle. Im Normalfall spielt das keine Rolle. Beim Wechsel ist es der Punkt, an dem es kompliziert werden kann. Deshalb klären wir das als Erstes, und wenn nötig, ist die Übertragung auf Ihren Namen Teil der Übergabe. Danach hängt Ihre Erreichbarkeit nicht mehr an einem Dienstleister, auch nicht an uns.

Wie eine geordnete Übergabe abläuft

Der Wechsel ist kein Stichtag, an dem alles umgestellt wird, sondern eine Übergangsphase, in der beide Dienstleister parallel laufen. Zuerst fordern wir beim bisherigen Anbieter die Übergabe an: Zugangsdaten, Dokumentation, Lizenzlisten, offene Punkte, wer für die Datensicherung verantwortlich ist. Parallel nehmen wir Ihren Ist-Zustand selbst auf, Server, Netzwerk, Arbeitsplätze, Sicherung, und dokumentieren ihn neu. Dann übernehmen wir Schritt für Schritt: zuerst die Überwachung, damit wir sehen, was läuft, dann die Betreuung der Arbeitsplätze, zuletzt die Systeme, bei denen eine Umstellung Vorbereitung braucht. Was sofort umgestellt wird und was später kommt, legen wir mit Ihnen fest. Während der ganzen Zeit bleibt Ihre IT betreut, entweder vom Alten oder schon von uns.

Erfahrungsgemäß ist der Hauptteil in vier bis acht Wochen abgeschlossen. Danach kennen wir Ihre Systeme so gut, dass die Frage „Was war da nochmal eingerichtet?“ nicht mehr beim alten Dienstleister landet. Und Sie haben etwas, das viele Betriebe vorher nie hatten: eine aktuelle Dokumentation Ihrer IT, die Ihnen gehört.

Was ein Wechsel nebenbei aufdeckt

Die Bestandsaufnahme beim Wechsel ist oft die erste seit Jahren. Dabei kommen Dinge ans Licht, die im laufenden Betrieb niemand sieht: ein Server ohne Garantie, eine Sicherung, die seit Monaten fehlschlägt, Konten ausgeschiedener Mitarbeiter, die noch aktiv sind, ein Microsoft-365-Mandant ohne Mehrfaktor-Anmeldung. Nichts davon ist ein Vorwurf an den Vorgänger; es ist das, was in gewachsenen Umgebungen passiert. Für Sie ist es die Gelegenheit, mit einer Liste zu starten, was zuerst angegangen werden sollte und was Zeit hat.

Wie wir vorgehen

Im kostenlosen Erstgespräch erzählen Sie uns, wie Ihre IT heute betreut wird, was gut läuft und was Sie stört. Wir sehen uns Vertrag und Lizenzen an und sagen Ihnen ehrlich, ob und wann ein Wechsel sinnvoll ist; manchmal ist die Antwort auch, erst zum Vertragsende. Entscheiden Sie sich dafür, planen wir die Übergabe mit Ihnen, fordern sie beim bisherigen Anbieter an und übernehmen Schritt für Schritt. Wie die laufende Betreuung danach aussieht, steht auf unserer Seite zu DCOSO Remote Guard. Häufige Fragen zum Wechsel beantworten wir außerdem auf unserer FAQ-Seite.

Eine Frage zum Schluss: Wissen Sie, auf wen Ihre Domain eingetragen ist? Wenn nicht, ist das die erste Antwort, die Sie sich holen sollten, ganz unabhängig von einem Wechsel.

Illustration: mit KI erstellt.