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IT für Verkehrs- und Logistikbetriebe
Für Omnibus-, Transport- und Logistikbetriebe mit 5 bis 80 Mitarbeitenden im Büro und deutlich mehr auf der Straße, in Koblenz, am Mittelrhein und im Westerwald: eine Disposition, die nicht stehen bleibt, Fahrer, die ihre Aufträge und Zeiten ohne Zettelwirtschaft melden, und Fahrzeug- und Personalakten, die bei der nächsten Prüfung in Sekunden auffindbar sind.
In einem Verkehrsbetrieb ist das Büro klein und die Verantwortung groß: Disposition, Tankabrechnung, Lenk- und Ruhezeiten, Werkstatt, Lohn und Rechnungen laufen über wenige Arbeitsplätze, aber jeder Ausfall trifft sofort den Fuhrpark. Dazu kommen Pflichtunterlagen, die Jahre aufbewahrt und auf Verlangen vorgelegt werden müssen. DCOSO betreut Betriebe, bei denen der Server im Haus steht, die Warenwirtschaft darauf läuft und niemand Zeit hat, sich nebenbei um IT zu kümmern. Wir kennen Lexware und DATEV, die Fahrtenschreiber-Auswertung, unser DCOSO Managed-DMS auf Basis von Paperless-ngx und die Anbindung von Telematik an das Büro aus dem Alltag unserer Kunden. Was die laufende Betreuung umfasst, steht unter IT-Betreuung mit DCOSO Remote Guard.
So sieht es in der Praxis aus
Vier Situationen, die wir in Verkehrs- und Logistikbetrieben immer wieder antreffen:
Die Firewall ist am Ende, aber niemand hat es gemerkt. Das Gerät läuft seit Jahren, die Lizenz wurde immer verlängert. Jetzt steht das Supportende des Herstellers an, Sicherheitsupdates gibt es bald nicht mehr, und an der Firewall hängen VPN, Telematik und der Zugriff aufs Dokumentenarchiv. Ein Ausfall träfe alles auf einmal.
Fahrerzeiten und Tankbelege kommen auf Papier. Stundenzettel werden am Monatsende abgegeben, Tankquittungen liegen im Handschuhfach, die Buchhaltung tippt ab. Fehlt ein Beleg, wird gesucht. Bei einer Prüfung durch Behörde oder Berufsgenossenschaft fehlt die Zeit, Akten aus Ordnern und Mails zusammenzusuchen.
Alles läuft auf einem Server, der voll ist. Warenwirtschaft, Dateien, Datenbank und Dokumente teilen sich einen Rechner im Büro. Der Arbeitsspeicher ist ausgereizt, für eine neue Anwendung ist kein Platz, und die Sicherung geht auf ein Wechselmedium, das jemand mitnehmen muss. Ob sich die Sicherung zurückspielen lässt, hat nie jemand getestet.
Mehr Sicherheit stößt auf Widerstand. Die Belegschaft kennt die Mehrfaktor-Anmeldung nicht und lehnt „noch einen Schritt" ab. Die Konten sind nur mit Kennwort geschützt, auch das der Buchhaltung. Jede Änderung, die nicht erklärt und begleitet wird, scheitert am Alltag.
Was DCOSO konkret tut
- Server und Warenwirtschaft im Haus: Virtualisierung auf aktueller Hardware, Platz für Disposition, Datenbank und Dokumente, geplanter Austausch statt Notfall
- Dokumente digital und auffindbar mit DCOSO Managed-DMS: Scanner-Profile direkt ins Archiv, Fahrzeug- und Personalakten nach Mandant getrennt, Aufbewahrungsfristen hinterlegt
- Fahrer angebunden: Smartphones und Tablets zentral verwaltet, Stundenzettel und Belege als Formular statt Papier, Zugriff von unterwegs über gesicherte Anmeldung
- Backup mit geprüfter Wiederherstellung: Sicherung auf NAS plus Kopie außer Haus, regelmäßige Rückspieltests, kein Wechselmedium, das jemand vergessen kann
- Netzwerk, Firewall und Telefonie: Firewall mit Supportlaufzeit, VPN für Werkstatt und Außenstellen, Depot-WLAN getrennt vom Büro, Telematik sauber angebunden
- Laufende Betreuung mit DCOSO Remote Guard: Überwachung von Server, Firewall und Arbeitsplätzen, Updates außerhalb der Dispo-Zeiten, Sicherheitsänderungen angekündigt und begleitet
Ihr Nutzen
Sie wissen vorher, was Ihre IT kostet. Überwachung, Updates, Virenschutz und Sicherung laufen in einer monatlichen Betreuung mit festem Umfang; einen Serverwechsel, eine neue Firewall oder das Dokumentenarchiv planen wir vorher mit Festpreis, und was darüber hinausgeht, besprechen wir, bevor es Geld kostet. Sie haben einen Ansprechpartner, der Ihre Disposition, Ihre Werkstatt und Ihre Prüfpflichten kennt, und müssen niemanden aus dem Büro zum Administrator machen. Und weil wir ein Interesse daran haben, dass möglichst wenig ausfällt, kümmern wir uns um die Firewall vor dem Supportende, nicht erst danach.
Wie steht es um die IT in Ihrem Betrieb?
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir uns an, womit Sie in Büro, Disposition und Werkstatt arbeiten, wo es hakt und was zu Ihrem Betrieb passt. Hinterlassen Sie Ihre Rufnummer, wir melden uns bei Ihnen.
So arbeiten wir
Erstgespräch
Wir sprechen über Ihre Software, Ihre Abläufe zwischen Büro, Fahrern und Werkstatt und über das, was Prüfer sehen wollen. Kostenlos, unverbindlich, ohne Fachchinesisch.
Bestandsaufnahme
Vor Ort prüfen wir Server, Firewall, Arbeitsplätze, Scanner, mobile Geräte und die Sicherung. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, was gut ist und was nicht.
Konzept und Umsetzung
Wir planen mit Ihnen, was sich lohnt, mit Festpreis. Umgestellt wird abteilungsweise und außerhalb der Dispo-Zeiten, Sicherheitsänderungen erklären wir dem Team vorher persönlich.
Betreuung
Ab dann läuft die Überwachung mit DCOSO Remote Guard, Updates kommen gesteuert, die Sicherung wird regelmäßig getestet. Sie haben einen festen Ansprechpartner.
Unsere Technologiepartner
Häufige Fragen
Unsere Firewall läuft noch, aber der Hersteller stellt den Support ein. Müssen wir wirklich tauschen?
Ja, rechtzeitig vor dem Stichtag. Ohne Sicherheitsupdates wird das Gerät, das Ihr Netz nach außen schützt, selbst zur Lücke, und VPN, Telematik und Fernzugriffe hängen daran. Wir vergleichen die Optionen offen: Verlängerung, Nachfolgegerät desselben Herstellers oder ein Wechsel, und sagen, was zu Ihrem Betrieb passt.
Können wir Fahrzeug- und Personalakten digital führen, ohne dass die Prüfung zum Problem wird?
Ja. Mit DCOSO Managed-DMS legen Sie Akten nach Fahrzeug, Person und Mandant ab, hinterlegen Aufbewahrungsfristen und finden jedes Dokument per Volltextsuche. Scanner-Profile schicken Belege direkt ins richtige Fach, die Sicherung läuft mit. Wir führen das abteilungsweise ein, zuerst dort, wo der Papierberg am größten ist.
Was kostet die IT-Betreuung für einen Verkehrsbetrieb?
Einen festen monatlichen Betrag für die laufende Betreuung, abhängig von der Zahl der Arbeitsplätze, Server und mobilen Geräte und davon, was enthalten sein soll. Nach dem Erstgespräch bekommen Sie ein Angebot, in dem jede Position erklärt ist, bevor Sie sich entscheiden.
Unser Team will keine Mehrfaktor-Anmeldung. Geht Sicherheit auch ohne?
Nicht dauerhaft, aber der Weg dahin lässt sich so gestalten, dass das Team mitgeht: zuerst nur für Zugriffe von außen, im Büro ohne zusätzlichen Schritt, angekündigt, erklärt und am ersten Tag persönlich begleitet. Der Vergleich mit dem Online-Banking hilft fast immer. Warum wir sie jedem Betrieb empfehlen, steht im Ratgeber.
Der Server im Büro ist voll. Neuer Server oder Cloud?
Für Warenwirtschaft, Datenbank und Dokumentenarchiv meist ein neuer Server im Haus, weil die Anwendungen dort hingehören und die Leitung aufs Land selten für die Cloud reicht. E-Mail und Zusammenarbeit laufen dagegen gut in Microsoft 365. Was zu Ihrem Betrieb passt, rechnen wir vor, bevor Sie sich entscheiden. Was ein Rechner ohne Updates bedeutet, steht im Ratgeber zum Ende von Windows 10.
Sprechen wir über Ihre IT.
Sie haben ein konkretes IT-Anliegen oder möchten allgemein über eine Modernisierung sprechen? Schreiben Sie uns oder rufen Sie an – im ersten Gespräch klären wir unverbindlich, was zu Ihrer Situation passt.