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Microsoft-365-Lizenzen: Jahresvertrag, Monatsvertrag oder beides?
Bei Microsoft 365 zahlt fast jeder Betrieb zu viel oder zu unflexibel, und oft beides gleichzeitig. Zu viel, weil Lizenzen für Mitarbeiter weiterlaufen, die längst gegangen sind. Zu unflexibel, weil alle Lizenzen auf ein Jahr gebunden sind und die Aushilfe für den Sommer trotzdem zwölf Monate kostet. Dabei ist das Modell dahinter einfach, wenn man es einmal erklärt bekommt. Und es lohnt sich, es zu verstehen, weil Microsoft 365 bei den meisten kleinen Betrieben der größte laufende Softwareposten ist.
Zwei Laufzeiten, ein Unterschied
Microsoft verkauft seine Lizenzen in zwei Laufzeiten. Die Jahreslizenz bindet Sie zwölf Monate, lässt sich aber in Monatsraten bezahlen, was viele nicht wissen. Die Monatslizenz läuft jeweils einen Monat und lässt sich jeden Monat kündigen oder reduzieren, kostet dafür spürbar mehr, grob ein Fünftel. Beide Laufzeiten gibt es für dieselben Pakete, von der reinen Postfachlizenz bis zur Vollversion mit Office-Programmen und erweiterten Sicherheitsfunktionen. Sie lassen sich im selben Betrieb mischen, und genau das ist der Punkt.
Warum wir meist 80/20 empfehlen
In fast jedem Betrieb gibt es einen festen Stamm, der in zwölf Monaten noch da ist: Geschäftsführung, Buchhaltung, die langjährigen Mitarbeiter. Für sie ist die Jahreslizenz die richtige Wahl, sie kostet weniger, und die Monatsrate hält die Ausgaben trotzdem gleichmäßig. Daneben gibt es Stellen, die wechseln: Aushilfen, Saisonkräfte, Auszubildende, neue Mitarbeiter in der Probezeit, ein Projekt mit einem externen Partner. Für diese Plätze ist die Monatslizenz richtig, auch wenn sie teurer ist, denn eine Jahreslizenz, die nach drei Monaten niemand mehr nutzt, kostet neun Monate Leerlauf. Als Faustregel, die bei den meisten unserer Kunden passt: rund 80 Prozent der Lizenzen fest, 20 Prozent flexibel. Die genaue Aufteilung hängt davon ab, wie Ihr Betrieb arbeitet, ein Saisonbetrieb liegt anders als ein Steuerbüro.
Die Falle beim Verlängerungstermin
Jahreslizenzen verlängern sich automatisch um ein weiteres Jahr. Reduzieren oder kündigen lässt sich nur in einem kurzen Fenster von wenigen Tagen nach der Verlängerung. Wer den Termin verpasst, zahlt die Lizenzen ein weiteres Jahr, auch die für Mitarbeiter, die nicht mehr da sind. Das ist der häufigste Grund für zu hohe Microsoft-365-Rechnungen, und er hat nichts mit dem Preis zu tun, sondern mit dem Kalender. Deshalb gehört zu einer sauberen Lizenzverwaltung ein fester Termin vor jeder Verlängerung, an dem der Bedarf geprüft wird: Wer ist dazugekommen, wer gegangen, wer braucht ein anderes Paket. Wir machen das für unsere Kunden vor jedem Verlängerungstermin, damit die Frage nicht erst mit der Rechnung aufkommt.
Nicht nur die Laufzeit, auch das Paket
Die zweite Stellschraube ist das Paket. Nicht jeder im Betrieb braucht die Vollversion mit Word, Excel und Outlook auf dem Rechner. Wer nur Mails liest und im Browser arbeitet, etwa in der Werkstatt oder im Lager, kommt mit der einfachsten Lizenz aus, zu einem Bruchteil des Preises. Wer dagegen mit Kundendaten arbeitet oder Geräte verwalten soll, braucht das Paket mit erweiterten Sicherheitsfunktionen, weil dort die Regeln für die Mehrfaktor-Anmeldung und die Geräteverwaltung enthalten sind. Die richtige Mischung ist selten „alle dasselbe“. Sie ergibt sich aus einer Liste: Wer macht was, und was braucht er dafür.
Verkauft wird nach Bedarf, nicht nach Marge
Das sagen wir offen, weil es bei Lizenzen leicht anders geht. Die Vollversion für alle ist für den Dienstleister die einfachste und einträglichste Empfehlung. Für den Betrieb ist sie meist die teuerste. Wir stellen die Lizenzen so zusammen, wie Ihr Team arbeitet, mit Jahreslizenzen für den Stamm und Monatslizenzen für den Wechsel, und erklären Ihnen bei jeder Position, warum sie so gewählt ist. Wenn eine Lizenz nicht mehr gebraucht wird, sagen wir es Ihnen, bevor sie sich verlängert.
Wie wir vorgehen
Im kostenlosen Erstgespräch sehen wir uns an, welche Lizenzen Sie heute haben, wer sie nutzt und wann sie sich verlängern. Oft ist das die erste vollständige Liste seit der Einrichtung. Daraus wird ein Vorschlag mit Paketen und Laufzeiten je Mitarbeiter, umgestellt zum nächsten Verlängerungstermin, damit nichts doppelt bezahlt wird. Danach übernehmen wir die Lizenzverwaltung mit: Neue Mitarbeiter bekommen die passende Lizenz zum ersten Arbeitstag, ausscheidende werden zum nächstmöglichen Termin abgemeldet, und vor jeder Verlängerung prüfen wir den Bedarf mit Ihnen. Wie Microsoft 365 insgesamt bei uns eingerichtet wird, steht auf unserer Seite zu Kommunikation und Zusammenarbeit.
Eine Frage zum Schluss: Wissen Sie, wann sich Ihre Microsoft-365-Lizenzen das nächste Mal verlängern? Wenn nicht, ist das die erste Zahl, die Sie sich holen sollten.
Illustration: mit KI erstellt.
Häufige Fragen
Kann ich eine Jahreslizenz vorzeitig kündigen, wenn ein Mitarbeiter geht?
Nein, die Laufzeit gilt. Was geht: Die Lizenz wird dem nächsten Mitarbeiter zugewiesen, der sie braucht, denn sie ist an den Betrieb gebunden, nicht an die Person. Bei einem Betrieb mit etwas Fluktuation gleicht sich das meist aus. Bleibt eine Lizenz dauerhaft übrig, wird sie zum nächsten Verlängerungstermin reduziert. Dafür gibt es das kurze Fenster nach der Verlängerung, und genau deshalb ist der Termin wichtig.
Lohnt sich die Monatslizenz überhaupt, wenn sie teurer ist?
Ja, sobald eine Lizenz voraussichtlich kürzer als etwa zehn Monate gebraucht wird. Eine Aushilfe für vier Monate kostet mit Monatslizenz vier Monatsbeiträge plus Aufschlag, mit Jahreslizenz zwölf. Der Aufschlag ist der Preis für die Freiheit, jederzeit aufzuhören. Für Stellen, die sicher bleiben, lohnt er sich nicht; für alles, was unsicher ist, fast immer.
Unser Dienstleister hat die Lizenzen über sein Konto laufen. Gehören sie dann ihm?
Die Lizenzen sind Ihrem Microsoft-365-Mandanten zugeordnet, also Ihrem Betrieb; der Dienstleister kauft sie in Ihrem Auftrag ein und rechnet sie ab. Beim Wechsel des Dienstleisters werden die laufenden Lizenzen zum Ende ihrer Laufzeit auf den neuen Partner übertragen oder dort neu bestellt. Was Sie vorher prüfen sollten: wann die Laufzeiten enden, damit der Wechsel ohne doppelte Zahlung läuft. Mehr dazu im Beitrag zum Dienstleisterwechsel.
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